Stanowisko ds. Obsługi Sekretarsko-Kancelaryjnej (WS-01-1)

Referat Organizacyjno-Prawny i Kształtowania Polityki Środowiska (WS-01)

Zakres działania:

Do zakresu działania Stanowiska ds. Obsługi Sekretarsko-Kancelaryjnej (WS-01-1) należą następujące sprawy:

1. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Wydziału;
2. obsługa sekretarska Dyrektora oraz Zastępców Dyrektora Wydziału, w tym obsługa narad i spotkań;
3. udzielanie informacji w zakresie działania Wydziału w tym bezpośrednia obsługa interesantów;
4. organizacja i zapewnienie w Wydziale prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji;
5. współpraca i wymiana informacji z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa, miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz instytucjami zewnętrznymi w celu sprawnej koordynacji bieżącej pracy Wydziału;
6. prowadzenie ewidencji i nadzór nad obiegiem korespondencji papierowej i elektronicznej otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział;
7. obsługa systemów dotyczących rejestracji spraw i pism funkcjonujących w Wydziale;
8. obsługa Internetowego Dziennika Zapytań oraz udzielanie odpowiedzi przy współpracy z kierownikami wewnętrznych komórek organizacyjnych Wydziału;
9. sporządzanie zamówień, prowadzenie ewidencji i rozliczanie biletów komunikacji miejskiej oraz koordynowanie korzystania z taxi;
10. zgłaszanie napraw i awarii w systemie Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa;
11. prowadzenie bieżących spraw pracowniczych tj. listy obecności, książek wyjść służbowych i prywatnych, rejestracja wyjazdów służbowych, koordynacja planu urlopów wypoczynkowych;
12. koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy pracowników m.in. nadgodzin oraz pracy zdalnej.