Stanowisko ds. Obsługi Sekretarsko-Kancelaryjnej (WS-01-1)

Referat Organizacyjno-Prawny i Kształtowania Polityki Środowiska (WS-01)

Zakres działania:

Do zakresu działania Stanowiska ds. Obsługi Sekretarsko-Kancelaryjnej (WS-01-1) należą następujące sprawy:

1) prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Wydziału;

2) obsługa sekretarska Dyrektora oraz Zastępców Dyrektora Wydziału, w tym obsługa narad i spotkań;

3) udzielanie informacji w zakresie działania Wydziału w tym bezpośrednia obsługa interesantów;

4) organizacja i zapewnienie w Wydziale prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji;

5) współpraca i wymiana informacji z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa, miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz instytucjami zewnętrznymi w celu sprawnej koordynacji bieżącej pracy Wydziału;

6) prowadzenie ewidencji i nadzór nad obiegiem korespondencji papierowej i elektronicznej otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział,

7) obsługa systemów dotyczących rejestracji spraw i pism funkcjonujących w Wydziale, w szczególności obsługa:

a) systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD PUW,

b) elektronicznej skrzynki Wydziału,

c) elektronicznej skrzynki Interwencje Środowisko,

d) systemu Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz aplikacji Servo-ePUAP;

8) obsługa Internetowego Dziennika Zapytań oraz udzielanie odpowiedzi przy współpracy z kierownikami wewnętrznych komórek organizacyjnych Wydziału;

9) sporządzanie zamówień, prowadzenie ewidencji i rozliczanie biletów komunikacji miejskiej oraz wykorzystania kart taxi;

10) zgłaszanie napraw i awarii w systemie Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa;

11) prowadzenie bieżących spraw pracowniczych tj. listy obecności, książek wyjść służbowych i prywatnych, rejestracja wyjazdów służbowych, koordynacja planu urlopów wypoczynkowych;

12) koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy pracowników w aplikacji Rejestracja Czasu Pracy;