Referat Organizacyjny (GK-04)

Wydział Gospodarki Komunalnej i Infrastruktury (GK)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (GK-04) należy:

1. prowadzenie sekretariatu, obsługa kancelaryjna i wsparcie organizacyjne Wydziału oraz Departamentu Komunalnego;
2. organizacja i zapewnienie prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział;
3. opracowywanie projektów zarządzeń i pism okólnych Prezydenta Miasta Krakowa oraz sporządzania informacji o ich wykonaniu;
4. opracowywanie informacji o realizacji poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa i Dyrektora Magistratu;
5. opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń służbowych i pism okólnych Dyrektora Wydziału oraz kontroli ich wykonania;
6. opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa;
7. prowadzenie i aktualizacja wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw;
8. nadzór nad terminową realizacją uchwał Rady Miasta Krakowa, uchwał Rad i Zarządów Dzielnic oraz wniosków i opinii Komisji Rady Miasta Krakowa;
9. przygotowywanie projektów odpowiedzi na: interpelacje, wnioski radnych, interwencje posłów i senatorów, korespondencję od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa, a także nadzór nad terminowością realizacji wynikających z nich zobowiązań;
10. koordynacja przygotowywania projektów kart usług/instrukcji postępowania określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału;
11. prowadzenie rejestru kart usług/instrukcji postępowania Wydziału;
12. przygotowywanie materiałów i informacji prasowych, współpraca z komórką właściwą ds. kontaktów z mediami;
13. prowadzenie postępowań skargowych, rejestru skarg, wniosków i petycji;
14. przygotowywanie stanowisk odnośnie możliwości udostępniania informacji publicznych oraz przygotowanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej, prowadzenie ich rejestru;
15. przygotowywanie materiałów informacyjnych dla Kancelarii Prezydenta w związku ze spotkaniami Prezydenta Miasta Krakowa, Zastępców Prezydenta Miasta Krakowa z mieszkańcami;
16. przygotowywanie projektów stanowisk w związku z prowadzonymi w Wydziale kontrolami, prowadzenie rejestru protokołów z przeprowadzonych kontroli;
17. współpraca z Zespołem Radców Prawnych w ramach prowadzonych postępowań przez Wydział m. in. poprzez przygotowywanie stanowisk, wyjaśnień oraz wystąpień o opinię;
18. bieżące analizy przepisów prawnych oraz orzecznictwa odnoszących się do zadań realizowanych przez Wydział, prowadzenia zbioru aktów normatywnych i przekazywania pracownikom informacji na temat obowiązujących przepisów;
19. koordynacja i udzielanie odpowiedzi na zapytania w Internetowym Dzienniku Zapytań;
20. prowadzenie księgi inwentarzowej środków trwałych, wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych dla wszystkich lokalizacji Wydziału;
21. sporządzanie zamówień na materiały biurowe, wyposażenie - poprzez internetowy system zamówień (ESZ), druki, środki trwałe, sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej - nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem;
22. prowadzenie wydziałowego rejestru pieczęci urzędowych oraz biblioteki Wydziału;
23. koordynowania prac dotyczących monitorowania czasu pracy dla potrzeb analizy pracy Wydziału;
24. załatwianie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonywania;
25. prowadzenie ewidencji zatrudnienia w Wydziale, spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, konferencjach oraz spraw osobowych pracowników Wydziału tj. zakresy czynności, listy obecności, książka wyjść służbowych, książka wyjść prywatnych, rejestr godzin nadliczbowych, rejestracja i rozliczanie krajowych wyjazdów służbowych;
26. sporządzanie wniosków o wypłatę stałych i zmiennych składników wynagrodzeń;
27. przygotowanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze w Wydziale;
28. współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. systemu zarządzania jakością wg wymagań normy ISO 9001 oraz ISO 27001, realizacja zadań w tym zakresie;
29. koordynacja zadań dotyczących weryfikacji i opracowywania danych do publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz Miejskiej Platformie Internetowej Magiczny Kraków, nadzór nad kompletnością informacji i aktualnością danych, dbałość o zapewnienie informacji wizualnej dla stron;
30. koordynacja Polityki Bezpieczeństwa Informacji, wnioskowanie o upoważnienia do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji SEZAM;
31. prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału (zapewnienie sprawnego systemu informacyjnego, racjonalizacji obiegu dokumentów, zgodności z Instrukcją Kancelaryjną);
32. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Wróć do komórki nadrzędnej