Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów - wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu. SC-28

Usługa dotyczy osoby zainteresowanej udostępnianiem aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów poprzez wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu.

Z wnioskiem o wydanie nieuwierzytelnionego dokumentu (reprodukcji) lub umożliwienie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi możesz wystąpić w przypadku gdy od zamknięcia księgi stanu cywilnego, w której znajduje się interesujący Cię akt stanu cywilnego upłynął okres:

1. urodzenia –100 lat,
2. małżeństwa i zgony –80 lat.

1. Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).
2. Wniosek o wydanie dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych lub możliwość osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi -załącznik.
    

Udostępnianie (wgląd) do materiałów archiwalnych jest bezpłatne.
W przypadku wydania decyzji odmownej - wysokość opłaty skarbowej wynosi 10,00 zł.

Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa.

Nr rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW

Punkty kasowe UMK

Dokumenty można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego w Krakowie.

• Podpis zaufany
• Podpis kwalifikowany
• Podpis osobisty

1. Jeśli chcesz złożyć wniosek drogą elektroniczną potrzebujesz profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.  Pozwalają one potwierdzić Twoją tożsamość.
2. Możesz uzyskać następujące dokumenty na podstawie materiałów archiwalnych:
   • nieuwierzytelniona reprodukcja, 
   • pisemna odpowiedź na zapytanie.
3. Kierownik USC może odmówić wydania dokumentu na podstawie materiałów archiwalnych, jeśli na przykład wnioskujesz o dokument lub możliwość osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, co do których istnieje zagrożenie uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. 
    

Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Termin wizyty w siedzibie Urzędu w celu osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi należy ustalić za pośrednictwem mailowej skrzynki wydziałowej: sc.umk@um.krakow.pl lub telefonicznie dzwoniąc na numer: 12 616 55 55.
Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:

• •    aktów urodzeń – po 100 latach,
• •    aktów małżeństw i zgonów – po 80 latach,

licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).
 

1. Udostępnianie materiałów archiwalnych do osobistego zapoznania się odbywa się w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego w Krakowie ul. Lubelska 27, po uprzednim umówieniu wizyty.
2. Wydanie reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów do 7 dni.
3. Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).

W przypadku, gdy otrzymałaś/eś decyzję o odmowie dostępu do materiałów archiwalnych przez Kierownika USC możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji.

1. Art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego.
2. Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16c ust. 1, art. 16d art. 16e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
3. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 22 czerwca 2011 roku.
4. Art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
5. Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
6. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
7. Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem możesz się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska – w celu wydania decyzji administracyjnej.
Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
2. Twoje dane osobowe będą przechowywane wieczyście, a po upływie przewidzianego przepisami prawa czasu zostaną przekazane do Archiwum Narodowego w Krakowie.
3. Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
4. Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.
6. Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
adres e-mail: iod@um.krakow.pl
adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków

• Wniosek o udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów - wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu
• Pełna treść karty usługi SC-28