Wydawanie odpisów z rejestru stanu cywilnego SC-18

Usługa dotyczy każdej osoby wymienionej w akcie, oraz:

• jej małżonka,
• zstępnych, wstępnych, rodzeństwa,
• przedstawiciela ustawowego (na przykład rodzica) lub opiekuna,
• osoby, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i przedstawi odpowiednie dokumenty  na przykład zobowiązanie sądu),
• sądu,
• prokuratora,
• organizacji społecznej, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,
• instytucji administracji publicznej (na przykład urzędu gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.

Z wnioskiem o wydanie odpisu z rejestru stanu cywilnego możesz wystąpić w przypadku kiedy akt dotyczy:

• Ciebie,
• Twojego współmałżonka lub rodzeństwa,
• Twoich wstępnych lub zstępnych.

W przypadku jeśli chcesz otrzymać odpis dotyczący osoby z dalszej rodziny (nie będącej Twoim współmałżonkiem, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwem) lub osoby spoza rodziny musisz przedłożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego dokument, który potwierdzi Twój interes prawny.
 

1. Ważny dowód osobisty, ważny dokument mDowód w aplikacji mObywatel lub ważny paszport wnioskodawcy (do wglądu).
2. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie odpisu z rejestru stanu cywilnego (nie w każdym przypadku – szczegóły w sekcji „Opłaty”).
3. Wniosek o wydanie odpisu na jednym z dwóch druków w zależności od tego w jaki sposób wnioskodawca będzie chciał odebrać dokument, o który wnioskuje:
   • załącznik nr 1 – odbiór osobisty w Urzędzie Stanu Cywilnego,
   • załącznik nr 2 – odbiór za pośrednictwem poczty. 
4. Dokumenty w przypadkach szczególnych. Patrz tabela.

1. Opłacie skarbowej podlegają odpisy aktów stanu cywilnego do spraw m.in.: spadkowych, majątkowych, meldunkowych, PZU.
2. Opłacie skarbowej nie podlegają odpisy aktów stanu cywilnego do spraw m.in.: alimentacyjnych, opieki, kurateli, przysposobienia, ubezpieczenia społecznego (ZUS, KRUS), ubezpieczenia zdrowotnego, opieki społecznej, zatrudnienia, świadczeń socjalnych, nauki, szkolnictwa oraz oświaty pozaszkolnej, świadczeń rodzinnych (np. zasiłek rodzinny wraz z dodatkami, jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia dziecka), dokumentu tożsamości np. paszportu.
3. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej.
4. Opłata skarbowa za wydanie decyzji o odmowie wydania odpisu stanu cywilnego w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. 
5. Opłatę dokonywaną z zagranicy przelewem bankowym międzynarodowym należy wpłacić na konto Urzędu Miasta Krakowa: Nr rachunku/IBAN: PL49 1020 2892 2276 3005 0000 0000 PKO Bank Polski Numer BIC/SWIFT: BPKOPLPW.
6. Punkty kasowe UMK

Dokumenty można złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego oraz w Kancelarii Magistratu Urzędu Miasta Krakowa.

• Podpis zaufany
• Podpis kwalifikowany
• Podpis osobisty

1. Jeśli chcesz złożyć wniosek przez Internet – potrzebujesz profilu zaufanego lub e-dowodu wraz z czytnikiem i potwierdzonym profilem zaufanym. Pozwalają one potwierdzić twoją tożsamość.
2. Możesz uzyskać następujące odpisy aktów z rejestru stanu cywilnego:
   1. odpis skrócony aktu: 
      • urodzenia, 
      • urodzenia dziecka, które urodziło się martwe, 
      • małżeństwa, 
      • zgonu
   2. wielojęzyczny odpis skrócony aktu (nie wymaga tłumaczenia, może być Ci potrzebny, gdy będziesz załatwiać sprawy za granicą):
      •  urodzenia, 
      •  małżeństwa, 
      • zgonu
   3. odpis zupełny aktu:
      • urodzenia, 
      • małżeństwa, 
      • zgonu, 
      • zgonu osoby o nieustalonej tożsamości.

Odpis skrócony aktu stanu cywilnego pokazuje aktualną treść aktu. Uwzględnia on zmiany, jakich dokonano w akcie.
Odpis zupełny aktu stanu cywilnego zawiera więcej informacji niż odpis skrócony  stanowi dokładne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią późniejszych wpisów (zmian).
Kierownik USC może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli na przykład chcesz dostać odpis aktu innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie.

1. Akty są sporządzane w elektronicznym centralnym rejestrze od 1 marca 2015 roku.
   Z uwagi na fakt, iż aplikacja informatyczna nadal jest modyfikowana, w czasie obsługi Klientów mogą wystąpić utrudnienia. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione. Dlatego może to zająć więcej czasu. 
2. Istnieje możliwość działania przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Kierownik USC może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia Twojego podpisu.
3. Odpis wielojęzyczny aktu małżeństwa nie może zostać wydany, jeżeli przynajmniej jeden z małżonków zmienił nazwisko decyzją administracyjną lub poprzez powrót do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa.
4. Zstępni to Twoi potomkowie: dzieci, wnuki, prawnuki. Wstępni to członkowie rodziny, od których się wywodzisz: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie.

Odpis dostaniesz:

• niezwłocznie jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego;
• do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, jeśli Kierownik USC przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Krakowie);
• w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku, jeśli USC, w którym złożyłeś wniosek nie ma aktu w formie papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do elektronicznego centralnego rejestru; 
• do 1 miesiąca w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego;
• do 2 miesięcy w sprawach szczególnie skomplikowanych.
   

W przypadku, gdy otrzymałaś/eś decyzję o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego przez Kierownika USC możesz złożyć pisemne odwołanie w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia decyzji. W dokumencie należy zwrócić się do Wojewody Małopolskiego (jako instancji odwoławczej) oraz podać nr decyzji, od której się odwołujesz.

1. Art. 45, art. 125 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego.
2. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego.
3. Art. 33, art. 35, 57, 76 a, 104, 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.
4. Art. 20 a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
5. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.
8. Konwencja Nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r.
9. Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.

INFORMACJA ADMINISTRATORA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO) informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Prezydent Miasta Krakowa z siedzibą pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków. Z administratorem możesz się skontaktować listownie (adres jw.) lub drogą elektroniczną – adres e-mail: sc.umk@um.krakow.pl.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia rejestru stanu cywilnego, wydawania odpisów i zaświadczeń z aktów stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia lub nazwiska w celu wydania decyzji administracyjnej.
Informujemy, że:

1. Masz prawo do żądania od administratora dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
2. Twoje dane osobowe będą przechowywane wieczyście, a po upływie przewidzianego przepisami prawa czasu zostaną przekazane do Archiwum Narodowego w Krakowie.
3. Odbiorcą danych w przypadku zgłoszenia urodzenia, zgłoszenia zgonu, zawarcia związku małżeńskiego jest Główny Urząd Statystyczny. Odbiorcą danych mogą być osoby uprawnione z mocy prawa do uzyskania odpisów lub zaświadczeń z aktów stanu cywilnego.
4. Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i ma charakter obowiązkowy. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rozpatrzenia wniosku.
6. Podstawę prawną przetwarzania Twoich danych stanowi ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, a w przypadku zmiany imienia i nazwiska – także ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
adres e-mail: iod@um.krakow.pl
adres pocztowy: pl. Wszystkich Świętych 3-4; 31-004 Kraków

• Wniosek o wydanie odpisów z rejestru stanu cywilnego
• Wniosek o wydanie odpisów z rejestru stanu cywilnego i ich przesłanie
• Pełnomocnictwo do karty usługi SC-18
• Pełna treść karty usługi SC-18