Referat Organizacyjno-Budżetowy (SZ-01)

Wydział Polityki Społecznej, Równości i Zdrowia (SZ)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjno-Budżetowego (SZ-01) należy:

1. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Wydziału;
2. prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej sekretariatów: Pełnomocników Prezydenta Miasta Krakowa,
3. organizowanie i zapewnianie prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział;
4. opracowywanie projektów zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału;
5. koordynowanie sporządzania informacji z realizacji aktów prawa miejscowego oraz aktów kierowania w zakresie kompetencji Wydziału;
6. koordynowanie opracowywania projektów kart usług/procedur zewnętrznych oraz instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych, określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału;
7. ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości udzielania informacji publicznej za pośrednictwem Internetowego Dziennika Zapytań w sprawach związanych z funkcjonowaniem Wydziału;
8. koordynowanie i przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi w imieniu Wydziału, na korespondencję wpływającą do Wydziału;
9. prowadzenie i aktualizowanie rejestrów udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw oraz pieczątek i pieczęci urzędowych;
10. planowanie i ewidencja spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, sympozjach i konferencjach, obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych;
11. koordynowanie i realizowanie spraw związanych z dokumentowaniem SZJ oraz Polityki Bezpieczeństwa Informacji, w tym obsługa aplikacji SEZAM (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych);
12. koordynowanie załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników, prowadzenie ewidencji kart badań okresowych w zakresie medycyny pracy i czuwanie nad terminowością ich wykonywania;
13. sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;
14. prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego i kartotek osobistego wyposażenia oraz gospodarowanie składnikami majątkowymi w Wydziale;
15. ewidencja i aktualizacja kart użytkowników urządzeń komputerowych w Wydziale;
16. przygotowanie projektu budżetu Miasta w zakresie zadań budżetowych Wydziału, nadzór nad realizacją planu finansowego Wydziału, sporządzanie i uzgadnianie pod względem finansowym sprawozdań;
17. wnioskowanie zmian w planie finansowym UMK na podstawie pisemnych wniosków z komórek organizacyjnych Wydziału;
18. prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów w aplikacji GRU i WYBUD oraz programie Excel. Sprawdzanie ich prawidłowości pod względem finansowym i przekazywanie do Wydziału Finansowego do wypłaty;
19. sporządzanie harmonogramów realizacji wydatków Wydziału, dokonywanie korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów;
20. obsługiwanie aplikacji informatycznych służących wspomaganiu budżetu zadaniowego Wydziału w zakresie planowania i rozliczania środków, w tym aplikacji do wspomagania zarządzania płynnością Miasta Krakowa;
21. obsługiwanie skrzynek Wydziału w aplikacji informatycznej EZD; konta e-mailowego Wydziału;
22. wprowadzenie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w systemie INTG;
23. koordynowanie spraw związanych z zamówieniami publicznymi w Wydziale;
24. koordynowanie i przygotowanie projektów odpowiedzi na korespondencję dotyczącą sprawozdań z realizacji programów sektorowych Strategii Rozwoju Krakowa i innych Programów, Raportu o Stanie Miasta, Raportu o Stanie Gminy w zakresie kompetencji Wydziału;
25. ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości wpływających:
    • skarg, wniosków lub petycji interesantów,
    • korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa,
    • interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady Miasta Krakowa,
    • interwencji, wniosków i postulatów posłów i senatorów,
    • informacji publicznej udzielanej na wniosek;
26. przygotowanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych Miasta Krakowa;
27. przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi na wniesione wnioski, skargi i interwencje;
28. realizacja działań związanych z pomocą na rzecz Ukrainy polegających na:
    • rozliczaniu pobytów obywateli Ukrainy w miejscach zbiorowego zakwaterowania,
    • przygotowywaniu umów/ aneksów do umów z podmiotami na realizację usługi związanej z zakwaterowaniem i wyżywieniem w miejscach zbiorowego zakwaterowania,
    • przygotowywaniu odpowiedzi na korespondencję dotyczącą realizowanych działań,
    • przygotowywaniu wniosków budżetowych do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego o środki z Funduszu Pomocy na zakwaterowanie,
    • przygotowywaniu raportów i zestawień dotyczących zakwaterowania, sytuacji obywateli Ukrainy oraz innych danych na potrzeby instytucji zewnętrznych (np. MUW),
    • przygotowywaniu raportów i zestawień dotyczących rozliczenia środków wydatkowanych z Funduszu Pomocy

Wróć do komórki nadrzędnej