Referat ds. Organizacyjnych (PI-01)

Wydział ds. Przedsiębiorczości i Innowacji (PI)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu ds. Organizacyjnych (PI-01) należy:

1. obsługa kancelaryjno-biurowa Departamentu Zrównoważonego Rozwoju;
2. prowadzenie sekretariatu i obsługa administracyjno-biurowa Wydziału, obsługa systemu EZD PUW oraz elektronicznej skrzynki Wydziału;
3. prowadzenie Internetowego Dziennika Zapytań Wydziału (IDZ);
4. współpraca i wymiana informacji z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa (UMK), miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz instytucjami zewnętrznymi w celu sprawnej koordynacji bieżącej pracy Wydziału;
5. opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa oraz prowadzenie i aktualizacja wydziałowego rejestru udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw;
6. opracowywanie projektów zarządzeń dot. zakresu działalności Wydziału oraz sporządzanie informacji o ich wykonaniu, we współpracy z właściwymi komórkami Wydziału;
7. opracowywanie informacji o realizacji poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa i Dyrektora Magistratu, dot. zakresu działalności Wydziału, we współpracy z właściwymi komórkami Wydziału;
8. opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, poleceń służbowych i pism okólnych Dyrektora Wydziału oraz kontrola ich wykonania;
9. prowadzenie wydziałowego spisu skarg, interpelacji, wniosków, postulatów radnych, komisji, posłów i senatorów dotyczących zadań Wydziału;
10. prowadzenie spraw dotyczących uczestnictwa pracowników Wydziału w delegacjach służbowych, szkoleniach, sympozjach i konferencjach;
11. załatwianie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników Wydziału oraz prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i kontrola terminowości ich wykonania;
12. prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału, tj. zakresów czynności, list obecności, książki wyjść służbowych, rejestru godzin nadliczbowych, rejestracji krajowych wyjazdów służbowych;
13. sporządzanie wniosków o wypłatę stałych i zmiennych składników wynagrodzeń;
14. przygotowanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Wydziale;
15. prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem majątkiem Wydziału;
16. prowadzenie spraw związanych ze stanem zatrudnienia w Wydziale;
17. prowadzenie wydziałowego rejestru pieczęci;
18. sporządzanie zamówień na materiały biurowe i wyposażenie poprzez aplikację Elektroniczny System Zamówień Towarów (ESZT) oraz druki, środki trwałe, sprzęt, bilety komunikacji miejskiej. Nadzór nad ich prawidłowym wykorzystaniem;
19. zgłaszanie napraw i awarii w systemie Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);
20. opracowywanie i weryfikacja wniosków do projektu budżetu Miasta w układzie zadań budżetowych oraz wniosków o zmianę w budżecie Miasta w Systemie STRADOM, sporządzanie sprawozdań oraz koordynacja i nadzór nad realizacją budżetu Wydziału według zadań i klasyfikacji budżetowej;
21. przygotowywanie dokumentacji oraz projektów umów dotyczących zlecania wykonania zadań innym podmiotom, w tym w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych;
22. opracowanie planów zamówień publicznych Wydziału oraz obsługa aplikacji System Obsługi Zamówień Publicznych (SOZP);
23. prowadzenie ewidencji umów, rachunków, faktur, obsługa systemów: Generalny Rejestr Umów (GRU) i Obsługa Wydatków Budżetowych (WYBUD);
24. monitorowanie czasu pracy w Systemie RCP dla potrzeb analiz pracy Wydziału;
25. współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz realizacja zadań w tym zakresie;
26. współpraca z Inspektorem Ochrony Danych Urzędu Miasta Krakowa;
27. sporządzanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych do pracy w zbiorach danych zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji, obsługa aplikacji System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM) oraz monitorowanie stosowania Polityki Bezpieczeństwa Informacji;
28. aktualizacja danych udostępnionych poprzez System Obsługi Warstwy Organizacyjnej - INTEGRATOR w zakresie związanym z działaniem Wydziału.