Referat Utrzymania Budynków (OU-09)

Wydział Obsługi Urzędu (OU)

Zakres działania:

1. Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji umów, zleceń i zamówień dotyczących utrzymania zasobu Urzędu i Rad Dzielnic w szczególności na:
a) dostawy mediów,
b) utrzymanie czystości,
c) dozór,
d) bezpieczeństwo dostępu i p.poż.,
e) konserwację urządzeń technicznych,
f) najem lokali,
g) zakupy i dostawy.
2. Planowanie, przygotowywanie, monitorowanie i nadzór nad realizacją zapisów umów i zleceń dotyczących utrzymania budynków, gdzie planowanie oznacza wcześniejsze ustalenie schematu działania w oparciu o plan zamówień publicznych.
3. Analiza i podejmowanie działań mających na celu efektywne wykorzystanie powierzchni i reagowanie na potrzeby lokalowe komórek organizacyjnych UMK.
4. Optymalizacja kosztów budżetu w zakresie utrzymania budynków poprzez wybór najkorzystniejszych cenowo ofert i podejmowanie działań mających na celu ograniczenie kosztów.
5. Prowadzenie rejestru dokumentów dotyczących utrzymania budynków oraz przekazywanie skanów dokumentów w celu podłączenia na wydziałowym dysku sieciowym.
6. Określanie standardów użytkowania, wyposażania i bezpieczeństwa w obiektach Urzędu.
7. Gospodarowanie i utrzymanie zabytkowego wyposażenia.
8. Wykonywanie zadań w zakresie wyborów i referendów według odrębnych uregulowań.
9. Obsługa aplikacji informatycznych wspomagających zarządzanie zasobem Urzędu w szczególności: zarządzanie zakupami, budynkami oraz dostępem do pomieszczeń Urzędu.
10. Planowanie, rozliczanie i monitorowanie wydatków budżetowych w zakresie utrzymania zasobów.