Stanowiska ds. Organizacyjnych (OU-01)

Wydział Obsługi Urzędu (OU)

Zakres działania:

Do zakresu działania Stanowisk ds. Organizacyjnych (OU-01) należy:

1. prowadzenie sekretariatu i obsługi kancelaryjno – biurowej Wydziału;
2. ewidencjonowanie korespondencji wpływającej do Wydziału, przedkładanie jej Dyrektorowi Wydziału, zapewnienie właściwej dekretacji pism oraz obsługa aplikacji informatycznej dotyczącej rejestracji i śledzenia pism;
3. prowadzenie rejestru identyfikatorów upoważniających do postoju na parkingu należących do Urzędu;
4. prowadzenie rejestru zezwoleń wydanych przez Zarząd Dróg Miasta Krakowa upoważniających do wjazdu w strefę B;
5. prowadzenie bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników oraz nadzór nad aktualizacją zakresów czynności pracowników Wydziału;
6. prowadzenie spraw związanych z wypłatą ekwiwalentu za używanie odzieży i obuwia roboczego oraz za pranie odzieży roboczej;
7. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Wydziału w materiały biurowe i inne środki niezbędne do realizacji zadań (np. bilety komunikacji miejskiej itp.) oraz obsługa aplikacji informatycznych w tym zakresie;
8. prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
9. przygotowanie projektów zarządzeń, poleceń służbowych, upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa oraz Dyrektora Magistratu;
10. przygotowanie warunków naboru na wolne stanowiska w Wydziale;
11. koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy pracowników Wydział w systemie zarządzania kosztami zadań (RCP);
12. koordynacja realizowanych działań Wydziału zgodnie z Systemem Zarządzania Jakością;
13. opracowanie projektów zarządzeń wewnętrznych Dyrektora Wydziału oraz prowadzenie ich rejestru;
14. prowadzenie spraw związanych z realizacją Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu oraz obsługa aplikacji SEZAM, w tym opracowanie wniosków o nadanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
15. stała współpraca ze Stanowiskami ds. Bezpieczeństwa i p.poż. w zakresie bezpieczeństwa fizycznego obiektów użytkowanych przez Urzędu Miasta Krakowa;
16. prowadzenie spraw związanych z udziałem pracowników Wydziału w obowiązkowych szkoleniach;
17. prowadzenie ewidencji kart badań okresowych – przestrzeganie i nadzór nad terminowością ich wykonywania;
18. współpraca z Wydziałem Organizacji i Nadzoru w zakresie spraw kadrowych i socjalnych;
19. prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału;
20. współpraca i wymiana informacji z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa, miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz instytucjami zewnętrznymi w celu sprawnej koordynacji bieżącej pracy Wydziału;
21. prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi pracowników Wydziału.

 

Wróć do komórki nadrzędnej