Referat Organizacyjny i Informacji Publicznej (OR-06)

Wydział Organizacji i Nadzoru (OR)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego i Informacji Publicznej (OR-06) należy:

1. Nadzór i koordynacja pracy UMK, w tym:
   • przygotowywanie wniosków dla DM, na podstawie informacji przekazywanych przez komórki Wydziału, dotyczących nierzetelności i nieprzestrzegania terminów przez wydziały i MJO w zakresie realizowanych zadań,
   • przygotowywanie wniosków dla DM w zakresie zmian w organizacji pracy UMK wynikających z analizy spraw zgłaszanych przez komórki Wydziału,
   • obsługa kancelaryjna narad koordynacyjnych i narad doraźnie zwoływanych przez DM oraz nadzór nad realizacją ustaleń,
   • obsługa kancelaryjna narad roboczych dotyczących rozstrzygania sporów kompetencyjnych przy realizacji aktów kierowania, przygotowywania projektów aktów kierowania i uchwał RMK oraz nadzór nad realizacją ustaleń,
   • koordynacja czynności w zakresie działalności lobbingowej uregulowanych odrębnym zarządzeniem PMK;
2. Koordynowanie czynności związanych z udostępnianiem informacji publicznej przez UMK oraz nadzór nad ich udostępnianiem, w tym w szczególności:
   • koordynacja realizacji wniosków o udostępnianie informacji publicznej dotyczącej zadań więcej niż jednego wydziału; w uzasadnionych sytuacjach związanych z charakterem i specyfiką wnioskowanej informacji, Referat za zgodą DM może wskazać inny wydział jako koordynatora realizacji danego wniosku,
   • prowadzenie centralnego rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz udzielonych odpowiedzi,
   • opracowywanie kwartalnych zestawień analitycznych dla potrzeb DM związanych z oceną pracy wydziałów w zakresie udostępniania informacji publicznej,
   • koordynowanie czynności związanych z udzielaniem odpowiedzi na zapytania zarejestrowane w IDZ oraz nadzór nad ich udzielaniem;
3. Koordynowanie czynności w zakresie przeprowadzanych kontroli zewnętrznych w UMK oraz współpracy z organami ścigania i wymiarem sprawiedliwości, tj.:
   • współpraca z podmiotami zewnętrznymi przeprowadzającymi kontrole zadań realizowanych przez Gminę Miejską Kraków,
   • koordynacja wykonania oraz nadzór nad realizacją wniosków i wystąpień pokontrolnych sporządzanych przez Komisje Rady Miasta Krakowa oraz organy kontroli zewnętrznej,
   • prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych,
   • koordynacja działań w zakresie obsługi korespondencji prowadzonej z organami ścigania i wymiarem sprawiedliwości,
   • koordynacja udostępniania dokumentów urzędowych uprawnionym organom, z wyłączeniem zakresu dotyczącego organów ścigania uregulowanego odrębnym aktem kierownictwa wewnętrznego;
4. Współpraca z Kancelarią Prezydenta w zakresie przygotowywania wniosków o ordery i odznaczenia państwowe oraz odznaczenia resortowe, dotyczące pracowników UMK i kierujących MJO;
5. Weryfikacja pod względem formalnym wniosków o pieczęcie urzędowe wykonywane dla potrzeb UMK oraz pieczęcie urzędowe dla potrzeb MJO, prowadzenie ich rejestru, zlecanie wykonania oraz ich likwidacji;
6. Prowadzenie centralnej ewidencji MJO;
7. Współpraca z Kancelarią Rady Miasta Krakowa w zakresie zadań związanych z organizacją wyborów ławników;
8. Koordynacja i nadzór pracy Wydziału, w tym:
   • obsługa sekretarska Dyrektora, Zastępców Dyrektora Wydziału oraz Pełnomocnika PMK ds. Prognoz i Analiz Finansowych,
   • koordynacja obiegu spraw załatwianych w Wydziale,
   • prowadzenie ewidencji i nadzór nad obiegiem korespondencji papierowej i elektronicznej w Wydziale,
   • prowadzenie ewidencji: dokumentów niejawnych oraz upoważnionych pracowników Wydziału do dostępu do informacji niejawnych,
   • opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych oraz poleceń służbowych Dyrektora Wydziału, prowadzenie rejestru oraz kontrola ich wykonania,
   • opracowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw dotyczących pracowników Wydziału,
   • prowadzenie i obsługa rejestru skarg wpływających do Wydziału,
   • koordynacja przygotowywania zbiorczych materiałów informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących pracy Wydziału,
   • prowadzenie ewidencji kart badań okresowych i terminowości ich wykonania dla pracowników Wydziału,
   • sporządzanie zamówień na materiały biurowe, druki, wyposażenie, sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej dla pracowników Wydziału,
   • udzielanie obywatelom pomocy w zakresie dotyczącym praw człowieka i praw obywatelskich, w szczególności poprzez udzielanie informacji na temat organów i innych podmiotów właściwych w zakresie ochrony praw człowieka i praw obywatelskich,
   • realizacja wniosków o udostępnianie informacji publicznej dotyczącej zadań Wydziału,
   • realizacja zapytań wpływających do Wydziału za pośrednictwem IDZ.

W Referacie funkcjonuje stanowisko ds. monitoringu tematyk wyborczych, w ramach którego prowadzona jest bieżąca analiza (na podstawie uzgodnionego z Koordynatorem wyborczym w Krakowie planu rzeczowego i harmonogramu) realizacji systemowych działań UMK związanych z planowaniem, organizacją i przeprowadzeniem wyborów do organów państwowych, samorządowych (za wyjątkiem wyborów do Rad Dzielnic) i Parlamentu Europejskiego oraz referendów ogólnokrajowych i lokalnych, w szczególności w zakresie:

1. podziału Miasta Krakowa na obwody do głosowania;
2. lokalizacji siedzib obwodowych komisji wyborczych;
3. zapewnienia obsługi osób niepełnosprawnych w budynkach, w których funkcjonują obwodowe komisje wyborcze.