Referat Organizacyjny (ML-06)

Wydział Mieszkalnictwa (ML)

Zakres działania:

1. obsługa kancelaryjno – biurowa i sekretarska Wydziału oraz rejestrowanie korespondencji wpływającej za pomocą przeznaczonej do tego aplikacji i obsługa elektronicznej skrzynki Wydziału;
2. prowadzenie Punktu Obsługi Mieszkańców w budynku przy Rynku Podgórskim 1;
3. prowadzenie spraw osobowych i spraw dotyczących badań lekarskich pracowników Wydziału wraz z obsługą programu Integrator;
4. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy i prowadzenie ich rejestracji;
5. monitorowanie stosowania Polityki Bezpieczeństwa Informacji w Wydziale;
6. realizacja założeń Systemu Zarządzania Jakością;
7. prowadzenie rejestrów kart usług/procedur zewnętrznych i instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych oraz zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału;
8. prowadzenie ewidencji skarg, wniosków, petycji oraz opinii prawnych wpływających do Wydziału oraz monitorowanie terminowości udzielania na nie odpowiedzi;
9. monitorowanie terminowości realizacji uchwał i zarządzeń;
10. koordynacja obsługi Internetowego Dziennika Zapytań oraz Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania Wydziału;
11. realizacja zadań wynikających ze współpracy krajowej i zagranicznej;
12. koordynacja kontaktów z komórką Urzędu Miasta Krakowa właściwą do spraw informacji medialnej;
13. opracowywanie zbiorczych informacji dla innych jednostek organizacyjnych, na podstawie informacji przekazanych przez referaty;
14. zaopatrywanie Wydziału w środki trwałe, wyposażenie i materiały biurowe, prowadzenie książki inwentarzowej środków trwałych oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;
15. prowadzenie spraw związanych z potrzebami szkoleniowymi i delegacjami;
16. prowadzenie obsługi bibliotecznej Wydziału;
17. monitoring przestrzegania dyscypliny pracy przez pracowników Wydziału;
18. wprowadzanie do Systemu Obsługi Zamówień Publicznych danych związanych z planowaniem oraz z realizacją zamówień publicznych, a także koordynacja zamówień publicznych w Wydziale;
19. prowadzenie działań dotyczących realizacji budżetu bieżącego, do których należy:

a) sporządzanie projektu budżetu, sporządzanie analiz oraz wniosków dotyczących zmian w budżecie i kontrola realizacji wydatków budżetowych,

b) sporządzanie harmonogramów realizacji wydatków oraz nadzór nad przestrzeganiem harmonogramów realizacji poszczególnych zadań i dokonywanie korekt na podstawie Zarządzeń Prezydenta Miasta Krakowa,

c) dysponowanie środkami finansowymi w granicach kwot określonych w budżecie, sprawdzanie prawidłowości przedkładanych faktur i rachunków, kwalifikowanie ich do wypłaty,

d) prowadzenie zbioru umów/zleceń zawieranych w Wydziale,

e) sporządzanie kwartalnych analiz z wykonywanych zadań w zakresie dochodów i wydatków budżetowych w ramach kwot dotacji celowych przyznanych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej, otrzymanych za dany okres,

f) sporządzanie okresowych sprawozdań z realizacji zadań budżetowych,

g) rejestracja krajowych wyjazdów służbowych pracowników Wydziału.