Referat Organizacyjny (ML-06)

Wydział Mieszkalnictwa (ML)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (ML-06) należą sprawy:

1. obsługa kancelaryjno – biurowa i sekretarska Wydziału oraz rejestrowanie korespondencji wpływającej za pomocą przeznaczonej do tego aplikacji i obsługa elektronicznej skrzynki Wydziału;
2. obsługa organizacyjno-biurowa Departamentu Polityki Społecznej;
3. prowadzenie Punktu Obsługi Mieszkańców w budynku przy Rynku Podgórskim 1;
4. prowadzenie spraw osobowych i spraw dotyczących badań lekarskich pracowników Wydziału wraz z obsługą programu Integrator;
5. ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy i prowadzenie ich rejestracji;
6. monitorowanie stosowania Polityki Bezpieczeństwa Informacji w Wydziale;
7. realizacja założeń Systemu Zarządzania Jakością;
8. prowadzenie rejestrów kart usług/procedur zewnętrznych i instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych oraz zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału;
9. prowadzenie ewidencji skarg, wniosków, petycji oraz opinii prawnych wpływających do Wydziału oraz monitorowanie terminowości udzielania na nie odpowiedzi;
10. monitorowanie terminowości realizacji uchwał i zarządzeń;
11. koordynacja obsługi Internetowego Dziennika Zapytań oraz Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania Wydziału;
12. realizacja zadań wynikających ze współpracy krajowej i zagranicznej;
13. koordynacja kontaktów z komórką Urzędu Miasta Krakowa właściwą do spraw informacji medialnej;
14. opracowywanie zbiorczych informacji dla innych jednostek organizacyjnych, na podstawie informacji przekazanych przez referaty;
15. zaopatrywanie Wydziału w środki trwałe, wyposażenie i materiały biurowe, prowadzenie książki inwentarzowej środków trwałych oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;
16. prowadzenie spraw związanych z potrzebami szkoleniowymi i delegacjami;
17. prowadzenie obsługi bibliotecznej Wydziału;
18. monitoring przestrzegania dyscypliny pracy przez pracowników Wydziału;
19. wprowadzanie do Systemu Obsługi Zamówień Publicznych danych związanych z planowaniem oraz z realizacją zamówień publicznych, a także koordynacja zamówień publicznych w Wydziale;
20. nadzór w zakresie Wydziału Mieszkalnictwa nad gospodarką finansową i polityką kadrową Zarządu Budynków Komunalnych w Krakowie.
21. prowadzenie działań dotyczących realizacji budżetu bieżącego, do których należy:
    • sporządzanie projektu budżetu, sporządzanie analiz oraz wniosków dotyczących zmian w budżecie i kontrola realizacji wydatków budżetowych,
    • sporządzanie harmonogramów realizacji wydatków oraz nadzór nad przestrzeganiem harmonogramów realizacji poszczególnych zadań i dokonywanie korekt na podstawie Zarządzeń Prezydenta Miasta Krakowa,
    • dysponowanie środkami finansowymi w granicach kwot określonych w budżecie, sprawdzanie prawidłowości przedkładanych faktur i rachunków, kwalifikowanie ich do wypłaty,
    • prowadzenie zbioru umów/zleceń zawieranych w Wydziale,
    • sporządzanie kwartalnych analiz z wykonywanych zadań w zakresie dochodów i wydatków budżetowych w ramach kwot dotacji celowych przyznanych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej, otrzymanych za dany okres,
    • sporządzanie okresowych sprawozdań z realizacji zadań budżetowych,
    • rejestracja krajowych wyjazdów służbowych pracowników Wydziału.