Referat ds. Organizacyjnych (KS-01)

Wydział Komunikacji Społecznej (KS)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu ds. Organizacyjnych (KS-01) należą sprawy:

• Prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Wydziału, w tym ewidencja i koordynacja obiegu korespondencji pisemnej i elektronicznej w Wydziale.
• Koordynacja działań związanych z planowaniem i realizacją budżetu, w tym m. in.: przygotowywanie we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Wydziału projektu budżetu zadaniowego, wniosków budżetowych i sprawozdawczości.
• Prowadzenie rozliczeń finansowych zadań prowadzonych przez Wydział, w tym ewidencji rachunków i faktur z zakresu realizacji zadań Wydziału.
• Koordynacja i udział w realizacji procedur zamówień publicznych dla zadań realizowanych przez Wydział, w tym sporządzanie planów zamówień publicznych, dokumentacji oraz sprawozdań z udzielonych zamówień w zakresie działania Wydziału.
• Weryfikacja umów i zleceń przygotowywanych przez pracowników Wydziału.
• Opracowywanie projektów dokumentów związanych z funkcjonowaniem Wydziału, w tym m. in.: pełnomocnictw i zarządzeń Prezydenta Miasta Krakowa oraz innych aktów normatywnych, projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych Dyrektora Wydziału oraz nadzór nad ich realizacją.
• Koordynacja informacji o działalności Wydziału publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa oraz stała współpraca z administratorem Biuletynu.
• Prowadzenie spraw związanych z realizacją Polityki Bezpieczeństwa Informacji UMK (w tym obsługa aplikacji SEZAM).
• Realizacja działań związanych z ISO.
• Prowadzenie magazynów z materiałami promocyjnymi Miasta i materiałami wystawienniczymi Wydziału, w tym prowadzenie odpowiednich ewidencji.
• Dystrybucja materiałów promocyjnych Miasta zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Opracowywanie okresowych informacji, sprawozdań i analiz z zakresu działania Wydziału.
• Gospodarowanie mieniem Wydziału w tym prowadzenie ewidencji majątku trwałego.
• Przekazywanie dokumentów do archiwum UMK.
• Prowadzenie biblioteki Wydziału.
• Prowadzenie spraw osobowych i socjalnych pracowników Wydziału.
• Prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w delegacjach służbowych, szkoleniach i konferencjach.
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez Prezydenta oraz Dyrektora Wydziału.