Referat ds. Organizacyjnych (KS-01)

Wydział Komunikacji Społecznej (KS)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu ds. Organizacyjnych (KS-01) należą sprawy:

1. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Wydziału, w tym ewidencja i koordynacja obiegu korespondencji pisemnej i elektronicznej w Wydziale;
2. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Departamentu, w tym ewidencja i koordynacja obiegu korespondencji pisemnej i elektronicznej w Departamencie;
3. koordynacja działań związanych z planowaniem i realizacją budżetu, w tym m. in.: przygotowywanie we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Wydziału projektu budżetu zadaniowego, wniosków budżetowych i sprawozdawczości;
4. prowadzenie rozliczeń finansowych zadań prowadzonych przez Wydział, w tym ewidencji rachunków i faktur z zakresu realizacji zadań Wydziału;
5. koordynacja i udział w realizacji procedur zamówień publicznych dla zadań realizowanych przez Wydział, w tym sporządzanie planów zamówień publicznych, dokumentacji oraz sprawozdań z udzielonych zamówień w zakresie działania Wydziału;
6. weryfikacja umów i zleceń przygotowywanych przez pracowników Wydziału;
7. opracowywanie projektów dokumentów związanych z funkcjonowaniem Wydziału, w tym m. in.: pełnomocnictw i zarządzeń Prezydenta Miasta Krakowa oraz innych aktów normatywnych, projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych Dyrektora Wydziału oraz nadzór nad ich realizacją;
8. koordynacja informacji o działalności Wydziału publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Krakowa oraz stała współpraca z administratorem Biuletynu;
9. prowadzenie spraw związanych z realizacją Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Krakowa (w tym obsługa aplikacji SEZAM);
10. realizacja działań związanych z ISO;
11. prowadzenie magazynów z materiałami promocyjnymi Miasta, w tym prowadzenie odpowiednich ewidencji;
12. dystrybucja materiałów promocyjnych Miasta zgodnie z obowiązującymi procedurami;
13. opracowywanie okresowych informacji, sprawozdań i analiz z zakresu działania Wydziału;
14. gospodarowanie mieniem Wydziału w tym prowadzenie ewidencji majątku trwałego;
15. przekazywanie dokumentów do archiwum Urzędu Miasta Krakowa;
16. prowadzenie biblioteki Wydziału;
17. prowadzenie spraw osobowych i socjalnych pracowników Wydziału;
18. prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w delegacjach służbowych, szkoleniach i konferencjach;
19. wykonywanie innych zadań zleconych przez Prezydenta Miasta Krakowa oraz Dyrektora Wydziału.