Referat Organizacyjny (KP-04)
Kancelaria Prezydenta (KP)
Kontakt:
Plac Wszystkich Świętych 3-4,
31-004 Kraków
Kierownictwo:
Kierownik Referatu
Natalia Pawlikowska
1
Zakres działania:
Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (KP-04) należy:
- sporządzanie wykazu poleceń Prezydenta z posiedzeń Kolegium Prezydenckiego oraz nadzór nad ich realizacją;
- zapewnienie obsługi sekretarskiej i asystenckiej Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta Krakowa, a w szczególności:
- prowadzenie sekretariatów, ewidencja pism wchodzących i wychodzących,
- organizowanie dnia pracy Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta Krakowa, w tym prowadzenie kalendarza wizyt i spotkań,
- kompletowanie materiałów niezbędnych podczas spotkań i delegacji krajowych,
- protokołowanie ważniejszych spotkań,
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta Krakowa,
- przygotowywanie we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi materiałów informacyjnych w związku ze spotkaniami o charakterze merytorycznym z przedstawicielami firm, instytucji oraz osobami prywatnymi – poza spotkaniami w ramach cotygodniowych przyjęć mieszkańców;
- zapewnienie obsługi organizacyjno-biurowej Dyrektora Departamentu Prezydenckiego;
- obsługa kadrowo-organizacyjna Kancelarii Prezydenta;
- prowadzenie spraw związanych z delegacjami krajowymi Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta Krakowa i pracowników Kancelarii Prezydenta;
- ewidencjonowanie skarg i wniosków dotyczących zadań Kancelarii Prezydenta;
- przygotowywanie pisemnych poleceń służbowych Dyrektora Kancelarii Prezydenta i opracowywanie wewnętrznych zarządzeń dotyczących działalności Kancelarii Prezydenta;
- koordynacja publikowania informacji w Serwisie Informacyjnym Urzędu Miasta Krakowa, w tym obsługa Systemu Obsługi Warstwy Organizacyjnej (INTEGRATOR) i bieżący monitoring instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych realizowanych przez Kancelarię Prezydenta;
- obsługa Internetowego Dziennika Zapytań (IDZ), Systemu Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
- prowadzenie magazynu z upominkami;
- prowadzenie ewidencji majątku trwałego Kancelarii Prezydenta;
- zaopatrywanie pracowników Kancelarii Prezydenta w materiały biurowe – obsługa aplikacji ESZT;
- prowadzenie Biblioteki Kancelarii Prezydenta;
- koordynacja Polityki Bezpieczeństwa Informacji.
W strukturze Referatu funkcjonuje Stanowisko ds. Prawnych i Ochrony Wartości Niematerialnych Miasta, do zakresu działania którego należy koordynacja działań w celu należytego zabezpieczenia wartości niematerialnych Miasta Krakowa, w tym w szczególności:
- obsługa wniosków o udzielenie zgody na posługiwanie się wartościami niematerialnymi znajdującymi się w dysponowaniu Kancelarii Prezydenta;
- przygotowanie umów cywilno-prawnych, licencyjnych oraz z zakresu zarządzania prawami autorskimi i pokrewnymi w ramach prowadzonych spraw wraz z nadzorem merytorycznym nad ww. umowami;
- udzielanie informacji podmiotom wewnętrznym i zewnętrznym w zakresie podstaw prawnych oraz zasad posługiwania się i udostępniania wartości niematerialnych, w tym m.in. nazwy, logo i herbu Miasta Krakowa.
W strukturze Referatu funkcjonuje Stanowisko ds. Obsługi Budżetowo-Finansowej, do zakresu działania którego należy:
- koordynacja działań związanych z planowaniem i realizacją budżetu w tym:
- przygotowanie zbiorczych danych do planu finansowego Kancelarii Prezydenta w układzie zadań budżetowych i klasyfikacji budżetowej,
- przygotowanie materiałów do układu wykonawczego budżetu Miasta Krakowa w części dotyczącej Kancelarii Prezydenta,
- rejestracja ponoszonych wydatków i zaciągniętych zobowiązań, dokonywanie rozliczeń rachunków i faktur w zakresie realizowanych zadań; obsługa systemów GRU i WYBUD,
- monitorowanie i analiza realizacji planu finansowego Kancelarii Prezydenta oraz wnioskowanie o jego zmiany,
- przygotowanie umów, aneksów do umów i zleceń,
- przygotowywanie danych do zbiorczego sprawozdania z realizacji zadań budżetowych i wydatków Kancelarii Prezydenta.
- prowadzenie i koordynacja zadań wynikających z obowiązku stosowania ustawy o zamówieniach publicznych w tym:
- przygotowywanie planów zamówień publicznych,
- realizacja procedur w zakresie zamówień publicznych dla zadań budżetowych (m.in. bieżąca weryfikacja, udział w komisjach przetargowych),
- sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych w ramach zadań Kancelarii Prezydenta,
- praca w Systemie Obsługi Zamówień Publicznych (SOZP).
- realizacja innych zadań zgodnie z poleceniem Dyrektora Kancelarii Prezydenta.
Uwagi:
Stanowisko ds. Prawnych i Ochrony Wartości Niematerialnych Miasta: Julita Michalska
Stanowisko ds. Obsługi Budżetowo - Finansowej: Teresa Chaim
Wróć do komórki nadrzędnej