Referat Koordynacji Spotkań Prezydenta (KP-02)

Kancelaria Prezydenta (KP)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Koordynacji Spotkań Prezydenta należy:

1. prowadzenie rejestru osób zwracających się do Prezydenta z prośbą o spotkanie;
2. współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa lub miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie spraw zgłaszanych Prezydentowi;
3. analiza spraw i ocena zasadności spotkań z Prezydentem;
4. powierzanie spraw według właściwości merytorycznej do Zastępców Prezydenta lub osób kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Krakowa i miejskimi jednostkami organizacyjnymi;
5. udzielanie odpowiedzi na podstawie pozyskanych informacji z merytorycznych komórek; 
6. przygotowywanie materiałów dla Prezydenta na spotkania;
7. sporządzanie notatek po spotkaniach oraz przekazywanie ustaleń do właściwych komórek celem wykonania lub analizy możliwości realizacji – zgodnie z dyspozycją Prezydenta;
8. współpraca przy organizacji spotkań, uroczystości czy wydarzeń z udziałem Prezydenta;
9. koordynacja spotkań Prezydenta z mieszkańcami w ramach cyklu ”Porozmawiajmy na Ławce Dialogu” i przekazywanie ustaleń po spotkaniach;
10. koordynacja zadań programowych Prezydenta;
11. komunikacja z mieszkańcami w zakresie spraw zgłaszanych Prezydentowi oraz innych istotnych dla mieszkańców;
12. monitorowanie sposobu załatwienia spraw zgłaszanych Prezydentowi lub innych zleconych przez Prezydenta.