Referat ds. Organizacyjnych (KD-06)

Wydział Kultury (KD)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu ds. Organizacyjnych (KD-06) należy:

1. prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej Wydziału;
2. prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Pełnomocnika Prezydenta Miasta Krakowa ds. Kultury;
3. obsługa kancelaryjna narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Wydziału lub jego Zastępcy;
4. organizowanie i zapewnienie prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej, w tym właściwego obiegu korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział;
5. opracowywanie projektów zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału;
6. ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości udzielania informacji publicznej za pośrednictwem Internetowego Dziennika Zapytań w sprawach związanych z funkcjonowaniem Wydziału;
7. prowadzenie i aktualizowanie rejestrów udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw oraz pieczątek i pieczęci urzędowych (w tym występowanie o wykonanie/kasację pieczęci i pieczątek na potrzeby Wydziału);
8. planowanie i ewidencja spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, sympozjach i konferencjach, obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych;
9. koordynowanie i realizowanie spraw związanych z dokumentowaniem SZJ oraz Polityki Bezpieczeństwa Informacji, w tym obsługa aplikacji SEZAM (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych);
10. koordynowanie załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników, prowadzenie ewidencji kart badań okresowych w zakresie medycyny pracy i czuwanie nad terminowością ich wykonywania;
11. sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;
12. prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego i kartotek osobistego wyposażenia oraz gospodarowanie składnikami majątkowymi w Wydziale;
13. ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości wpływających:
    • skarg, wniosków lub petycji interesantów,
    • korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa,
    • interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady Miasta Krakowa,
    • wniosków i postulatów posłów i senatorów,
    • informacji publicznej udzielanej na wniosek;
14. przekazywanie według właściwości korespondencji i przesyłek niewłaściwie skierowanych;
15. zgłaszanie napraw i awarii poprzez aplikację informatyczną Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);
16. prowadzenie ewidencji godzin nadliczbowych pracowników oraz ich rozliczanie;
17. przygotowywanie planów urlopowych pracowników;
18. koordynacja dokumentacji w EZD PUW oraz Servo;
19. wprowadzanie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w systemie INTEGRATOR;
20. koordynacja działań w zakresie kompetencji Wydziału związanych z utworzeniem i uruchomieniem Krakowskiego Centrum Kontaktu;
21. rozliczanie pobranych biletów MPK i kart taksówek;
22. koordynacja przepływu korespondencji do miejskich instytucji kultury (teczki);
23. odbieranie i przekazywanie korespondencji z Wydziału na rozdzielnię poczty Urzędu Miasta Krakowa;
24. koordynacja pracy osób odbywających staż bądź praktykę w Wydziale;
25. prowadzenie zbioru umów zawieranych przez Wydział;
26. koordynowanie informacji publikowanych w BIP.