Referat Organizacyjny (GS-13)

Wydział Skarbu Miasta (GS)

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego (GS-13) należy:

1. prowadzenie sekretariatu i obsługi kancelaryjno – biurowej Wydziału;
2. bieżąca ewidencja korespondencji wpływającej i wypływającej z Wydziału i użytkowanie obowiązujących aplikacji informatycznych w tym zakresie;
3. koordynowanie spraw dotyczących realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Krakowa, obsługa aplikacji informatycznej System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
4. prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowością realizacji: uchwał Rady Miasta Krakowa, wniosków i opinii Komisji Rady Miasta Krakowa, zarządzeń i poleceń Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń Dyrektora Magistratu, a także zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału, a w szczególności:
   • prowadzenie ewidencji uregulowań wewnętrznych Dyrektora Wydziału, przekazywanie ich kierownikom komórek organizacyjnych wchodzących w skład Wydziału, celem zapoznania się i ich realizacji,
   • sporządzanie sprawozdań z realizacji uchwał Rady Miasta Krakowa i innych,
   • przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta Krakowa, zarządzeń i poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń służbowych Dyrektora Magistratu,
   • opracowywanie projektów upoważnień, pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa dla Dyrektora Wydziału, jego zastępców i pracowników Wydziału;
5. ewidencjonowanie kontroli wewnętrznych, zewnętrznych, skarg, wniosków, petycji, interpelacji i Korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa dotyczących zadań Wydziału;
6. przygotowywanie materiałów na posiedzenia Komisji i sesje Rady Miasta z zakresu działania Wydziału;
7. prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Wydziału;
8. ewidencjonowanie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, konferencjach, ewidencja wniosków o udział w szkoleniach. Współpraca z kierownikami Referatów w Wydziale w zakresie planowania szkoleń dla pracowników;
9. przygotowanie procedury naboru na wolne stanowiska w Wydziale;
10. prowadzenie spraw związanych z realizacją przez pracowników pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej;
11. prowadzenie spraw związanych z wypłatą ekwiwalentu za używanie odzieży i obuwia roboczego oraz za pranie odzieży roboczej;
12. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Wydziału w materiały biurowe i inne środki niezbędne do realizacji zadań oraz obsługa aplikacji informatycznych w tym zakresie;
13. prowadzenie ewidencji składników majątkowych Wydziału z wykorzystaniem aplikacji informatycznej w tym zakresie;
14. przygotowywanie projektów odpowiedzi do komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa, miejskich jednostek organizacyjnych i innych instytucji, w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
15. przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania dotyczące zgłaszanych propozycji projektów w ramach „Budżetu Obywatelskiego” w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
16. sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Wydziału;
17. współpraca z Biurem Prasowym, opracowywanie i przekazywanie informacji w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
18. koordynowanie spraw z zakresu umieszczania ogłoszeń prasowych w prasie o zasięgu lokalnym i ogólnopolskim;
19. opracowywanie okresowych analiz, materiałów informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących pracy Wydziału;
20. przygotowywanie, weryfikowanie i aktualizowanie informacji z zakresu działania Wydziału do Serwisu Informacyjnego Urzędu Miasta Krakowa, Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Krakowa i na stronach Miejskiej Platformy Internetowej „Magiczny Kraków”;
21. opracowywanie w uzgodnieniu z Kierownikami Referatów projektów kart usług / procedur zewnętrznych Wydziału;
22. przygotowywanie projektów odpowiedzi w zakresie udostępniania informacji publicznej w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
23. aktualizacja danych udostępnianych poprzez System Obsługi Warstwy Organizacyjnej– w zakresie związanym z działaniem Wydziału;
24. obsługa technicznych kont Wydziału oraz Internetowego Dziennika Zapytań;
25. koordynowanie w Wydziale spraw z zakresu Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa i obsługa aplikacji informatycznej w tym zakresie;
26. obsługa spraw związanych z realizacją zadań Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz obsługa aplikacji informatycznej w tym zakresie;
27. przeglądanie otrzymywanej prasy i serwisu prasowego Urzędu Miasta Krakowa, serwisów internetowych oraz przekazywanie do merytorycznych Referatów artykułów prasowych i ukazujących się aktów prawnych dotyczących zakresu działania Wydziału;
28. ewidencjonowanie porozumień zawartych pomiędzy Gminą Miejską Kraków, Skarbem Państwa a jednostkami zewnętrznymi w zakresie działania Wydziału na podstawie przekazanych informacji przez poszczególne komórki organizacyjne Wydziału;
29. rejestracja krajowych wyjazdów służbowych pracowników Wydziału;
30. prowadzenie biblioteki Wydziału oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);
31. prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału (zapewnienie sprawnego systemu informacyjnego, racjonalizacji obiegu dokumentów).

Struktura wydziału: