czcionka:
kontrast:
Do zakresu działania Referatu ds. Organizacyjnych (BM - 03) należą sprawy:
1) prowadzenie Sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa Wydziału;
2) ewidencja korespondencji wpływającej do Wydziału, zapewnienie właściwego jej obiegu, obsługa urzędowego informatycznego systemu rejestracji korespondencji oraz elektronicznej skrzynki Wydziału;
3) przekazywanie do poszczególnych referatów informacji o ukazujących się aktach prawnych dotyczących zakresu działania Wydziału z wyłączeniem regulacji dotyczących VAT;
4) koordynowanie w Wydziale spraw związanych z realizacją Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Krakowa, współpraca z Inspektorem Ochrony Danych oraz obsługa aplikacji: System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
5) realizowanie zadań związanych z dokumentowaniem Systemu Zarządzania Jakością, współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością;
6) prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału, w tym:
a) aktualizacja danych dotyczących Wydziału w Systemie Obsługi Warstwy Organizacyjnej (INTEGRATOR),
b) prowadzenie list obecności, książek wyjść służbowych i prywatnych,
c) prowadzenie spraw z zakresu badań profilaktycznych w Wydziale, w tym: nadzór nad terminowością przeprowadzania badań profilaktycznych,
d) przygotowywanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Wydziale;
7) monitorowanie i rozliczanie czasu pracy Wydziału, obsługa aplikacji Rejestracja Czasu Pracy (RCP);
8) prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w delegacjach służbowych, szkoleniach, sympozjach i konferencjach;
9) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Wydziale;
10) nadzór nad publikowaniem i aktualizacją informacji dotyczących Wydziału w Biuletynie Informacji Publicznej;
11) koordynacja publikacji wydziałowych informacji w Serwisie Informacyjnym Urzędu Miasta Krakowa oraz w Gminnym Serwisie Informacyjnym;
12) ewidencjonowanie skarg, wniosków i petycji oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej dotyczących zadań Wydziału;
13) opracowywanie projektów upoważnień, pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa udzielanych Dyrektorowi Wydziału, Zastępcom Dyrektora i pracownikom Wydziału;
14) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych Dyrektora Wydziału;
15) realizacja zadań związanych z gospodarowaniem składnikami majątkowymi w Wydziale, w tym prowadzenie kart użytkowników urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia oraz bieżące monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych Wydziału;
16) prowadzenie biblioteki wydziałowej oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);
17) zgłaszanie napraw i awarii poprzez aplikację informatyczną Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);
18) prowadzenie ewidencji pieczątek używanych w Wydziale, w tym: składanie zapotrzebowania na pieczątki, przekazywanie pieczątek pracownikom oraz ewidencjonowanie pieczątek wycofanych z użytkowania;
19) zaopatrywanie pracowników Wydziału w materiały biurowe, sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej, obsługa systemu informatycznego w zakresie zamawiania wszelkiego asortymentu na potrzeby Wydziału;
20) przekazywanie do właściwej komórki ds. kontaktów z mediami materiałów i informacji prasowych sporządzonych przez odpowiednią komórkę organizacyjną Wydziału;
21) wykonywanie zadań związanych z analityką budżetową Wydziału, w tym: przygotowywanie projektu planu finansowego Wydziału Budżetu Miasta, monitorowanie realizacji planu finansowego Wydziału, przygotowywanie wniosków
o zmiany w budżecie i Wieloletniej Prognozie Finansowej, sporządzanie sprawozdań ze stanu realizacji zadań Wydziału, obsługa aplikacji: Strategia Dużego Obszaru Miasta (STRADOM).