czcionka:
kontrast:
1) Prowadzenie Sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa Wydziału;
2) Ewidencja korespondencji wpływającej do Wydziału, zapewnienie właściwego jej obiegu, obsługa urzędowego informatycznego systemu rejestracji korespondencji oraz elektronicznej skrzynki Wydziału;
3) Przekazywanie do poszczególnych referatów informacji o ukazujących się aktach prawnych dotyczących zakresu działania Wydziału;
4) Koordynowanie w Wydziale spraw związanych z realizacją Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Krakowa, współpraca z Inspektorem Ochrony Danych UMK oraz obsługa aplikacji: System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
5) Realizowanie zadań związanych z dokumentowaniem Systemu Zarządzania Jakością, współpraca z Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Krakowa ds. Systemu Zarządzania Jakością;
6) Prowadzenie spraw osobowych pracowników Wydziału, w tym:
a) aktualizacja danych dotyczących Wydziału w Systemie Obsługi Warstwy Organizacyjnej (INTEGRATOR),
b) prowadzenie list obecności, książek wyjść służbowych i prywatnych,
c) prowadzenie spraw z zakresu badań profilaktycznych w Wydziale w tym: nadzór nad terminowością przeprowadzania badań profilaktycznych,
d) przygotowywanie dokumentacji celem naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Wydziale;
7) Monitorowanie i rozliczanie czasu pracy Wydziału, obsługa aplikacji Rejestracja Czasu Pracy (RCP);
8) Prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w delegacjach służbowych, szkoleniach, sympozjach i konferencjach;
9) Prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy w Wydziale;
10) Nadzór nad publikowaniem i aktualizacją informacji dotyczących Wydziału w Biuletynie Informacji Publicznej;
11) Koordynacja publikacji wydziałowych informacji w serwisie informacyjnym UMK;
12) Ewidencjonowanie skarg, wniosków i petycji oraz wniosków o udostępnienie informacji publicznej dotyczących zadań Wydziału;
13) Opracowywanie projektów upoważnień, pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa udzielanych Dyrektorowi Wydziału, Zastępcom Dyrektora i pracownikom Wydziału;
14) Opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych Dyrektora Wydziału;
15) Realizacja zadań związanych z gospodarowaniem składnikami majątkowymi w Wydziale, w tym prowadzenie kart użytkowników urządzeń informatycznych i osobistego wyposażenia oraz bieżące monitorowanie stanu ewidencji składników majątkowych Wydziału;
16) Prowadzenie nadzoru nad przekazywaniem przez referaty materiałów do Archiwum;
17) Prowadzenie biblioteki wydziałowej oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);
18) Zgłaszanie napraw i awarii poprzez aplikację informatyczną Obsługa Budynków Urzędu Miasta Krakowa (OBUD);
19) Prowadzenie ewidencji pieczątek używanych w Wydziale, w tym: składanie zapotrzebowania na pieczątki, przekazywanie pieczątek pracownikom oraz ewidencjonowanie pieczątek wycofanych z użytkowania;
20) Zaopatrywanie pracowników Wydziału w materiały biurowe, sprzęt oraz bilety komunikacji miejskiej, obsługa systemu informatycznego w zakresie zamawiania wszelkiego asortymentu na potrzeby Wydziału;
21) Wykonywanie zadań związanych z analityką budżetową Wydziału, w tym: przygotowywanie projektu planu finansowego Wydziału Budżetu Miasta, monitorowanie realizacji planu finansowego Wydziału, przygotowywanie wniosków o zmiany w budżecie i Wieloletniej Prognozie Finansowej, sporządzanie sprawozdań ze stanu realizacji zadań Wydziału, obsługa aplikacji: Strategia Dużego Obszaru Miasta (STRADOM).