Wydział Polityki Społecznej i Zdrowia

Referat Organizacyjno-Budżetowy

Zakres działania:

Do zakresu działania Referatu Organizacyjno - Budżetowego (SZ-01) należy:
1) prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Wydziału;
2) prowadzenie obsługi kancelaryjno ? biurowej sekretariatów: Pełnomocników Prezydenta Miasta Krakowa:
a) ds. Rodziny,
b) ds. Polityki Senioralnej;
3) organizowanie i zapewnianie prawidłowego obiegu informacji wewnętrznej,
w tym właściwego obiegu korespondencji otrzymywanej i wysyłanej przez Wydział;
4) opracowywanie projektów zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału;
5) koordynowanie sporządzania informacji z realizacji aktów prawa miejscowego oraz aktów kierowania w zakresie kompetencji Wydziału;
6) koordynowanie opracowywania projektów kart usług/procedur zewnętrznych oraz instrukcji postępowania/procedur wewnętrznych, określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Wydziału;
7) ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości udzielania informacji publicznej
za pośrednictwem Internetowego Dziennika Zapytań w sprawach związanych
z funkcjonowaniem Wydziału;
8) koordynowanie i przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi w imieniu Wydziału, na korespondencję wpływającą do Wydziału;
9) prowadzenie i aktualizowanie rejestrów udzielonych przez Prezydenta Miasta Krakowa upoważnień i pełnomocnictw oraz pieczątek i pieczęci urzędowych;
10) planowanie i ewidencja spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału
w szkoleniach, sympozjach i konferencjach, obsługa rejestru krajowych delegacji służbowych;
11) koordynowanie i realizowanie spraw związanych z dokumentowaniem SZJ oraz Polityki Bezpieczeństwa Informacji, w tym obsługa aplikacji SEZAM (upoważnienia
do przetwarzania danych osobowych w zbiorach i aplikacjach informatycznych);
12) koordynowanie załatwiania bieżących spraw kadrowych i socjalnych pracowników, prowadzenie ewidencji kart badań okresowych w zakresie medycyny pracy i czuwanie nad terminowością ich wykonywania;
13) sporządzanie zamówień na środki trwałe, sprzęt i wyposażenie, materiały biurowe, bilety komunikacji miejskiej oraz nadzór nad ich właściwym wykorzystaniem;
14) prowadzenie księgi inwentarzowej majątku trwałego i kartotek osobistego wyposażenia oraz gospodarowanie składnikami majątkowymi w Wydziale;
15) ewidencja i aktualizacja kart użytkowników urządzeń komputerowych w Wydziale;
16) przygotowanie projektu budżetu Miasta w zakresie zadań budżetowych Wydziału, nadzór nad realizacją planu finansowego Wydziału, sporządzanie i uzgadnianie pod względem finansowym sprawozdań;
17) wnioskowanie zmian w planie finansowym UMK na podstawie pisemnych wniosków
z komórek organizacyjnych Wydziału;
18) prowadzenie ewidencji rachunków, faktur i umów w aplikacji GRU i WYBUD oraz programie Excel. Sprawdzanie ich prawidłowości pod względem finansowym
i przekazywanie do Wydziału Finansowego do wypłaty;
19) sporządzanie harmonogramów realizacji wydatków Wydziału, dokonywanie korekt oraz nadzór nad realizacją poszczególnych zadań wg harmonogramów;
20) obsługiwanie aplikacji informatycznych służących wspomaganiu budżetu zadaniowego Wydziału w zakresie planowania i rozliczania środków, w tym aplikacji do wspomagania zarządzania płynnością Miasta Krakowa;
21) obsługiwanie skrzynek Wydziału w aplikacji informatycznej Servo; konta e-mailowego Wydziału;
22) wprowadzenie danych oraz ich bieżąca aktualizacja w systemie INTG;
23) koordynowanie spraw związanych z zamówieniami publicznymi w Wydziale;
24) pozyskiwanie i analiza informacji oraz danych, w ramach współpracy z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi UMK, związanych z działalnością statutową miejskich jednostek organizacyjnych ? wykonawczych, podmiotów gospodarczych i stowarzyszeń, które znajdują się w pionie zarządczym Z-cy Prezydenta Miasta Krakowa ds. Polityki Społecznej i Komunalnej;
25) koordynacja i przygotowanie projektów odpowiedzi na korespondencję dotyczącą sprawozdań z realizacji programów sektorowych Strategii Rozwoju Krakowa i innych Programów, Raportu o Stanie Miasta, Raportu o Stanie Gminy w zakresie kompetencji Wydziału;
26) ewidencjonowanie i nadzorowanie terminowości wpływających:
a) skarg, wniosków lub petycji interesantów,
b) korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa,
c) interpelacji radnych, wniosków Komisji Rady Miasta Krakowa,
d) interwencji, wniosków i postulatów posłów i senatorów,
e) informacji publicznej udzielanej na wniosek;
27) przygotowanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych Miasta Krakowa;
28) przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego w sprawie skarg, tj. analiza zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzonego przez Referaty postępowania w sprawie wniesionej skargi;
29) przeprowadzanie postępowań wyjaśniających w sprawie wpływających interwencji, tj. analiza zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzonego przez Referaty postępowania w sprawie wniesionej interwencji;
30) przygotowanie pod podpis Dyrektora projektów odpowiedzi na wniesione wnioski, skargi
i interwencje;
31) prowadzenie rejestru kontroli wewnętrznej;
32) opracowywanie projektów wniosków i zawiadomień do organów ścigania w przypadku, gdy wyniki kontroli uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa.

Wstecz