Wydział Skarbu Miasta

Referat Organizacyjny

Zakres działania:

1. prowadzenie sekretariatu i obsługi kancelaryjno – biurowej Wydziału;
2. bieżąca ewidencja korespondencji wpływającej i wypływającej z Wydziału i użytkowanie obowiązujących aplikacji informatycznych w tym zakresie;
3. koordynowanie spraw dotyczących realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu Miasta Krakowa, obsługa aplikacji informatycznej System Ewidencjonowania Zbiorów, Administrowania i Monitorowania (SEZAM);
4. prowadzenie ewidencji i nadzór nad terminowością realizacji: uchwał Rady Miasta Krakowa, wniosków i opinii Komisji Rady Miasta Krakowa, zarządzeń i poleceń Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń Dyrektora Magistratu, a także zarządzeń i poleceń Dyrektora Wydziału, a w szczególności:
   1. prowadzenie ewidencji uregulowań wewnętrznych Dyrektora Wydziału, przekazywanie ich kierownikom komórek organizacyjnych wchodzących w skład Wydziału, celem zapoznania się i ich realizacji,
   2. sporządzanie sprawozdań z realizacji uchwał Rady Miasta Krakowa i innych;
5. przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta Krakowa, zarządzeń i poleceń służbowych Prezydenta Miasta Krakowa, poleceń służbowych Dyrektora Magistratu;
6. opracowywanie projektów upoważnień, pełnomocnictw Prezydenta Miasta Krakowa dla Dyrektora Wydziału, jego zastępców i pracowników Wydziału;
7. ewidencjonowanie kontroli wewnętrznych, zewnętrznych, skarg, wniosków, petycji, interpelacji i Korespondencji od Przewodniczącego Rady Miasta Krakowa dotyczących zadań Wydziału;
8. prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Wydziału;
9. ewidencjonowanie spraw związanych z uczestnictwem pracowników Wydziału w szkoleniach, konferencjach, ewidencja wniosków o udział w szkoleniach. Współpraca z kierownikami Referatów w Wydziale w zakresie planowania szkoleń dla pracowników;
10. przygotowanie procedury naboru na wolne stanowiska w Wydziale;
11. prowadzenie spraw związanych z realizacją przez pracowników pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej;
12. prowadzenie spraw związanych z wypłatą ekwiwalentu za używanie odzieży i obuwia roboczego oraz za pranie odzieży roboczej;
13. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Wydziału w materiały biurowe i inne środki niezbędne do realizacji zadań oraz obsługa aplikacji informatycznych w tym zakresie;
14. prowadzenie ewidencji składników majątkowych Wydziału z wykorzystaniem aplikacji informatycznej w tym zakresie;
15. przygotowywanie projektów odpowiedzi do komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa, miejskich jednostek organizacyjnych i innych instytucji, w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
16. przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania dotyczące zgłaszanych propozycji projektów w ramach „Budżetu Obywatelskiego” w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
17. sporządzanie protokołów z narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Wydziału;
18. współpraca z Biurem Prasowym, opracowywanie i przekazywanie informacji w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
19. koordynowanie spraw z zakresu umieszczania ogłoszeń prasowych w prasie o zasięgu lokalnym i ogólnopolskim;
20. opracowywanie okresowych analiz, materiałów informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących pracy Wydziału;
21. sporządzanie harmonogramu dochodów i wydatków bieżących;
22. sporządzanie miesięcznej prognozy wydatków na podstawie informacji z merytorycznych Referatów;
23. opracowywanie projektu planu budżetu zadaniowego dla Wydziału w ramach wydatków bieżących oraz sporządzenie planów rzeczowo-finansowych i sprawozdań;
24. przygotowywanie wniosków budżetowych w zakresie zmian w wydatkach bieżących i dochodach w ramach realizowanych zadań;
25. opracowywanie danych do Wieloletniej Prognozy Finansowej z zakresu dochodu i wydatków bieżących;
26. przygotowywanie pism i dokumentów do innych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa z zakresu spraw związanych z realizacją budżetu Wydziału;
27. przygotowywanie materiałów na posiedzenia Komisji i sesje Rady Miasta z zakresu działania Wydziału;
28. sporządzanie planu zamówień publicznych;
29. przygotowywanie wniosków o przeprowadzenie procedury udzielenia zamówień publicznych na usługi z zakresu działania Wydziału oraz udział w komisjach przetargowych;
30. prowadzenie rejestru umów zawartych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych na wykonywanie usług z zakresu działania Wydziału z wykorzystaniem aplikacji informatycznej w tym zakresie;
31. rozliczanie pod względem finansowym zawartych umów, zleceń, i innych dokumentów finansowych;
32. prowadzenie ewidencji rachunków i faktur z wykorzystaniem aplikacji informatycznych w tym zakresie;
33. gromadzenie i analiza mierników i wskaźników celem monitorowania zadań bieżących Wydziału oraz obsługa aplikacji informatycznej w tym zakresie oraz koordynowanie spraw dotyczących monitorowania czasu pracy;
34. przygotowywanie, weryfikowanie i aktualizowanie informacji z zakresu działania Wydziału do Serwisu Informacyjnego Urzędu Miasta Krakowa, Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Krakowa i na stronach Miejskiej Platformy Internetowej „Magiczny Kraków”;
35. opracowywanie w uzgodnieniu z Kierownikami Referatów projektów kart usług / procedur zewnętrznych Wydziału;
36. przygotowywanie projektów odpowiedzi w zakresie udostępniania informacji publicznej w oparciu o informacje uzyskane z Referatów merytorycznych;
37. aktualizacja danych udostępnianych poprzez System Obsługi Warstwy Organizacyjnej– w zakresie związanym z działaniem Wydziału;
38. obsługa technicznych kont Wydziału oraz Internetowego Dziennika Zapytań;
39. koordynowanie w Wydziale spraw z zakresu Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Krakowa i obsługa aplikacji informatycznej w tym zakresie;
40. obsługa spraw związanych z realizacją zadań Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) oraz obsługa aplikacji informatycznej w tym zakresie;
41. przeglądanie otrzymywanej prasy i serwisu prasowego Urzędu Miasta Krakowa, serwisów internetowych oraz przekazywanie do merytorycznych Referatów artykułów prasowych i ukazujących się aktów prawnych dotyczących zakresu działania Wydziału;
42. ewidencjonowanie porozumień zawartych pomiędzy Gminą Miejską Kraków, Skarbem Państwa a jednostkami zewnętrznymi w zakresie działania Wydziału na podstawie przekazanych informacji przez poszczególne komórki organizacyjne Wydziału;
43. rejestracja krajowych wyjazdów służbowych pracowników Wydziału;
44. prowadzenie biblioteki Wydziału oraz obsługa w tym zakresie Systemu Obsługi Księgozbioru Urzędu (SOKU);
45. prowadzenie działań zmierzających do doskonalenia organizacji pracy Wydziału (zapewnienie sprawnego systemu informacyjnego, racjonalizacji obiegu dokumentów).

Struktura referatu:
Stanowiska Koordynatorów ds. Obsługi Finansowej - GS-13-1


Wstecz